Etre responsable, c’est déléguer !

Le rôle du responsable est de veiller au bon fonctionnement du groupe, mais concrètement, il ne peut pas tout faire. Par contre, il doit s’assurer que le travail se fasse. D’où le besoin de déléguer.

• Pourquoi déléguer ?
• Parce que le responsable est limité (en temps, en espace et en ressources)
• Parce que déléguer, c’est former au service, et cela fait partie de la vision des GBU.
• Parce que déléguer, c’est prévoir la relève : vous n’allez pas rester responsables à vie (départ, évolution des études…) : et responsable GBU, si on rentre dans le bain petit à petit, c’est mieux. De plus, déléguer vous permet de « tester » les gens et leur aptitude au service (tiennent-ils leurs engagements ?)
• Parce que le chef d’orchestre n’est pas le flûtiste, ni le violoniste, ni le percussionniste. Et parce que le rôle du responsable, ce n’est pas de tout faire : au risque de craquer, de ne pas finir l’année, de rater ses examens, de ne plus avoir de vie d’église : soyez sages !
• Parce que ça fait partie du développement du caractère du responsable : déléguer, c’est accepter que ça soit pas fait par nous, que les choses soient faites de manière différente. Certaines personnes en position de responsabilité ont du mal avec ça. On doit aussi apprendre à faire confiance : Évitez de penser que vous êtes la seule personne à pouvoir faire les choses correctement !
• Parce que ça sera une excellente source de renouvellement et de nouvelles idées pour votre groupe.

• Que doit-on déléguer ?

Principe : analyser son emploi du temps et son mode de fonctionnement : y a-t-il des activités ou des tâches importantes que vous remettez à plus tard –parce que ce n’est pas votre truc, parce que vous estimez ne pas avoir le temps (ou parce que vous vous rendez compte que vous n’avez pas envie de le prendre). Se poser la question : quelle tâche puis-je confier à une autre personne afin d’avoir tout le temps nécessaire pour me concentrer sur le reste ?

En pratique :

• Les tâches où vous pensez que d’autres sont plus compétents que vous (cela suppose de connaître ses faiblesses !) : vous n’êtes pas bon communiquant et Mathilde passe sa vie sur Facebook ? Vous n’êtes pas le roi de la planification ? Peut-être que quelqu’un peut gérer le planning des DAB à votre place.
• Les tâches où vous ne pouvez pas être physiquement là: vous êtes en stage au moment de la soirée SAS ?  Déléguez l’organisation.
• Déléguer aussi tout ce qui est affichage : ce n’est pas au responsable de faire la tournée des campus pour mettre des affiches !
• Ce qui vous empêche de bien faire ce pour quoi vous êtes là (coordonner le groupe, veiller à son bon fonctionnement)

/!\ Il y a des choses qu’on ne peut pas déléguer (ou difficilement)

• Tout ce qui relève de la vision globale : la communication (avec CR/ DR, avec les amis, avec le groupe) ; la gestion du planning : vous avez la vision de l’année (du semestre), les informations du GBU national et régional
• Tout ce qui relève du local si vous en empruntez/ louez un (et les clés) : parce que vous êtes responsables et que vous avez signé le papier pour, l’AGBUF vous tient responsable pour cela ! (nb : votre groupe local est assuré via l’AGBUF)

Des idées :

• Les DAB : elles doivent tourner !
• L’organisation : le planning des DAB, soirées SAS, réunions internes, semaines d’évangélisation, sorties, after GBU…
• Certains aspects de la communication : tenir un blog, les SMS, Facebook…

• A qui déléguer ?

Les petites choses (=utiles, mais n’ont pas de gros impact sur le fonctionnement du groupe si ce n’est pas fait), ou les choses ponctuelles :

• A quelqu’un qui en a envie, ou qui demande (on ne pourrait pas faire une soirée bowling ? –ok, tu organises ?)
• Et qui est disponible : si la personne est du genre à s’engager dans 50 projets à la fois, on évalue la fiabilité de l’engagement !

Les choses importantes (qui ont un impact sur le fonctionnement du groupe : par ex, la préparation des DAB), ou les choses régulières.

• A quelqu’un qui veut apprendre/ servir dans le cadre de la vision GBU
• A quelqu’un de disponible, et qui va faire de cette tâche une priorité dans son planning
• A quelqu’un digne de confiance (fidèle : donc, qui a déjà « fait ses preuves » : par sa régularité au groupe, par ses prises d’initiatives, parce qu’elle a déjà organisé des choses par ailleurs…)

= >   Déléguez à un « EDF » : enseignable (veut bien apprendre), disponible, et fiable.

• Comment déléguer ?
• En accordant sa confiance : c’est-à-dire, ne pas faire à sa place !
• En accompagnant : expliquer le cadre GBU, donner des consignes claires, en vérifiant avec la personne ce dont elle a besoin, ce qu’elle doit savoir.
• En demandant des nouvelles : annoncer que vous allez le faire. Cela permet aussi de ne pas avoir de mauvaise surprise de dernière minute si la personne se révèle ne pas être si digne de confiance que cela J
• En donnant des retours positifs : encouragements, remerciements

• Jusqu’où peut-on déléguer ?
• Veiller à toujours être au courant de ce qu’il se passe ! (accompagner)
• Toujours avoir une vision globale de ce qu’il se passe dans votre groupe
• Bref, déléguer sans lâcher le groupe.

• Conseils finaux :
• Anticiper ! Il ne ne pas attendre d’être débordé, parce que là c’est trop tard.
• Fin octobre/ début novembre est une bonne époque pour le « repérage ». On voit déjà qui est motivé, régulier, acquis à la vision GBU, et prêt à se rendre disponible pour s’investir.
• Le temps investi dans la formation et l’accompagnement est du temps gagné par la suite !
• Le must du must, c’est une équipe de responsables et des tâches partagées.