Financer un évènement spécial
Votre groupe est très motivé pour faire un évènement spécial, mais vous ne savez pas comment le financer ? Toutes les réponses seront dans cet article.
La planification est super importante pour la création de votre évènement. Avant de chercher des sources de financement, il est important de bien définir votre événement, c’est-à-dire ses objectifs et la liste de tout ce qui risque de vous coûter de l’argent :
- la salle ?
- déplacement d’un orateur ?
- de la nourriture ?
- De la décoration ?
- Des flyers à imprimer ?
Soyez malins, réduisez les coûts au maximum, tout en mettant le résultat de vos recherches/ de votre travail dans un tableau comme celui-ci :
| Dépenses | Dépenses prévisionnelles | Dépenses réelles |
| Objet | ||
| Impression de flyers | ||
| Collation | ||
| Location de salle | ||
| Autres (préciser) ? | ||
| TOTAL |
Petit conseil : remplissez la colonne des « dépenses prévisionnelles » avant vos courses, et gardez la colonne « dépenses réelles » pour quand l’argent sera vraiment dépensé.
Important : Pour chaque dépense, vous devez conserver le justificatif de paiement (sous forme de facture par exemple) pour pouvoir demander un remboursement. Vous en aurez besoin s’il y a remboursement du compte régional mais même si vous faites votre cuisine au niveau local, c’est bien de prendre cette habitude afin de ne pas être surpris à la fin de l’année.
Une fois cette partie achevée, vous devez chercher de l’argent correspondant à votre total afin que votre évènement ne soit pas déficitaire. Quelles sont les sources de financement possible ? Assurez vous que tout est cohérent entre la demande et l’offre. Voici quelques pistes pour un financement élargi :
- Une participation aux frais (PAF)
Le principe de la PAF est de laisser l’occasion aux gens présents lors de l’évènement de donner de l’argent pour le financer. A vous d’évaluer ce que vous pourriez avoir en fonction du nombre de personnes que vous attendez à l’évènement.
- L’engagement des gbussiens de votre groupe
Vous pouvez aussi demander au groupe de subventionner un peu. Par exemple, chacun donne quelques euros pour l’impression de flyers ou la collation est participative et chacun ramène quelque chose. Bref, sans vous ruiner, ce n’est pas exagéré de demander au groupe un (petit) effort financier pour le projet.
- Demander un financement au comité Exécutif étudiant (CEE)
Le CEE dispose d’une ligne budgétaire annuelle à distribuer aux groupes en cas de projet d’évangélisation. Une partie de vos ressources peut venir de là (mais pas l’ensemble). Dans ce cas vous aurez un petit papier à remplir que vous pouvez demander à bureau@gbu.fr.
ATTENTION : l’octroi d’argent n’est pas systématique, il dépend de votre projet (il faut que ce soit un projet de groupe et d’évangélisation) et du nombre de demandes que nous avons par an.
- Le compte de votre région GBU.
Pensez aussi à demander à votre coordinateur régional s’il n’y a pas un petit peu d’argent réservé à l’évangélisation sur le compte régional, vous aurez peut-être de bonnes surprises !
Une fois que vous avez trouvé les sources de financement possible et évalué les sommes : remplissez la partie recette de votre tableau. Notez vos prévisions dans « Recettes estimées », et une fois l’argent récupéré dans « Recettes réel ».
| RECETTES | Recettes prévisionnelles | Recettes réelles |
| Objet | ||
| Participation aux frais | ||
| Demande de financement par le CEE | ||
| Don du compte de la région | ||
| Collecte auprès des étudiants engagés | ||
| Total |
Si vous avez bien travaillé, votre évènement sera à l’équilibre ! Et en plus d’être des supers témoins de l’Evangile de Jésus-Christ, vous serez aussi de bons intendants des biens que Dieu vous a confiés !
Bonne préparation !
Et n’oubliez pas que vos coordinateurs régionaux, équipiers locaux et/ou délégués régionaux sont toujours prêts à vous conseiller et à vous aider.
